Cómo darte de alta en VeriFactu en 1 hora sin gestor: guía paso a paso

Lo que necesitas tener antes de empezar

El proceso real dura 1 hora si tienes a mano estos cuatro datos, no necesitas nada más. Si te falta alguno, paras 5 minutos a buscarlo y sigues:

• Tu NIF o CIF (el del autónomo o el de la sociedad).
• Razón social y domicilio fiscal exactos. Tienen que coincidir con los que tienes dados de alta en Hacienda. Si tienes dudas, mira tu última declaración del modelo 130 o 303 — ahí aparecen.
• El IBAN bancario donde quieras domiciliar la cuota mensual del software (esto es solo para la suscripción, no para VeriFactu).
• Una foto o PDF de tu carta actual. Si tienes la carta digitalizada, mejor; si la tienes solo en papel, una foto del menú es suficiente.

No necesitas: certificado digital personal, alta en sede AEAT, firma electrónica DNIe, ni gestor.

Paso 1 — Crear cuenta en FlexFood (5 min)

Ve a flexfood.es/#precios, elige plan (Esencial 22 €/mes o Profesional 45 €/mes) y rellena el formulario de registro: email, contraseña, nombre del negocio. Ya tienes acceso al panel y empieza tu prueba de 7 días sin tarjeta.

Si no tienes claro qué plan elegir: arranca con Esencial. Tienes 7 días para probar sin compromiso, y subir a Profesional luego es un clic en cualquier momento.

Paso 2 — Datos fiscales (10 min)

En el panel, sección "Configuración fiscal", introduces:

• NIF/CIF
• Razón social
• Domicilio fiscal completo (calle, número, piso, código postal, municipio, provincia)
• Régimen de IVA (general, recargo de equivalencia, exento…)
• Tipo impositivo aplicable a tus ventas (10 % suele ser el de hostelería, pero depende del producto)

Esto es lo que VeriFactu firma en cada factura. Solo se hace una vez. Si te equivocas, lo corriges desde el mismo panel y se aplica desde la siguiente factura.

Paso 3 — Subir la carta (20-30 min)

Tienes dos caminos:

Opción A — Subes tú la carta

Desde el panel "Mi carta" creas categorías (entrantes, principales, postres, bebidas…) y dentro de cada una vas añadiendo platos: nombre, descripción corta, precio, foto opcional. Para una carta de 30-40 platos, calcula 30-45 minutos.

Opción B — Te la digitalizamos nosotros gratis

Nos envías una foto de tu carta actual (o el PDF si lo tienes) y nuestro equipo la mete en tu panel en 24 horas hábiles. No tienes que hacer nada más que enviar la imagen. Coste: cero (incluido en la suscripción).

Si tienes prisa por arrancar hoy mismo y la carta es pequeña, opción A. Si la carta es grande o no tienes ganas de teclear, opción B.

Paso 4 — QR de mesa (5 min)

El sistema genera automáticamente el QR de cada mesa en cuanto la creas (panel "Mesas"). Tienes tres formas de imprimirlo:

• PDF gratis: descargas el PDF con todos los QR y los imprimes en una hoja A4 normal. Lo recortas y lo pegas/plastificas. Coste: el papel.
• Pegatina laminada (1,90 €/mesa, mín. 5 mesas + envío). Te las mandamos ya impresas y plastificadas, solo pegas.
• Metacrilato grabado (9 €/mesa) o composite metálico (15 €/mesa). Acabados premium si quieres que el QR luzca con tu marca.

Para arrancar, el PDF gratis es perfectamente operativo. Los acabados premium se piden cuando ya tengas el flujo rodando.

Paso 5 — La primera factura real

El primer cliente se sienta en una mesa, escanea el QR (o le tomas tú la comanda desde el panel), pasas el cobro en la pasarela y emites la factura/ticket. En ese momento:

• El sistema genera el registro VeriFactu en formato XML.
• Lo firma digitalmente.
• Lo encadena con el último registro emitido.
• Lo envía a la AEAT por servicios web (modalidad VeriFactu).
• Imprime el ticket con el QR de verificación al pie, junto con el resto de datos obligatorios (NIF, fecha, importe, IVA…).

Tú no haces nada distinto. Sigues facturando como siempre; el sistema se encarga del cumplimiento por debajo. La velocidad de emisión es la misma que la de un TPV tradicional — un par de segundos.

¿Y si me equivoco en una factura?

Las facturas anuladas o rectificadas se manejan de forma estándar desde el panel: marcas la factura como anulada y emites una rectificativa. La AEAT recibe ambos registros (el original anulado y el rectificativo nuevo). No hay que hacer nada por la sede electrónica.

Lo único: una vez emitida, una factura no se "borra" sin más. La cadena de hash impide que desaparezca; si la quitas, rompes la cadena y eso es detectable. Por eso siempre se anula con una rectificativa, nunca borrando.

¿Y si quiero seguir trabajando con mi gestor habitual?

Por supuesto. FlexFood y la gestoría son cosas distintas. La gestoría sigue:

• Llevándote la contabilidad mes a mes.
• Presentando IVA trimestral (modelo 303), pagos a cuenta IRPF (modelo 130) y declaración anual.
• Ayudándote con cualquier duda fiscal o laboral.

Lo que cambia es que la gestoría ya no tiene que "subir" tus facturas a ningún sitio: ya están en la AEAT desde el momento de emitir. El plan Profesional incluso le da el borrador trimestral del modelo 303 ya calculado, así que solo tiene que revisarlo y firmar — le ahorras horas a tu gestor (y a ti, que pagas su tiempo).

Soporte si te atascas

Si en cualquier paso te atascas, el soporte por email responde en menos de 24 horas en horario laboral (en el plan Profesional, soporte email prioritario). Para dudas técnicas más puntuales, la guía VeriFactu completa y las preguntas frecuentes en la página pillar resuelven el 90 % de los casos.

El paso cero: probar

La prueba de 7 días es sin tarjeta. No hace falta darte de baja "por si acaso" — si pasados los 7 días no introduces método de pago, la cuenta entra en pausa automáticamente. Cero compromiso. Aquí entras al registro.